Jak se připravit na první e‑mailový kontakt s terapeutem - co napsat před sezením

Klíčové body

• Odeslat stručný e‑mail 2‑3 dny před termínem.
• Obsahovat tři povinné položky: popis problému, časovou perspektivu a požadavek na typ sezení.
• Vyplnit předtermínový dotazník v aplikaci DeepPSY (15min).
• Dodržet pravidla GDPR a informovaný souhlas.
• Použít ověřenou šablonu, aby nedošlo k nadbytečným detailům.

První e‑mailový kontakt s terapeutem je standardizovaný krok, který usnadňuje oběma stranám připravit se na první sezení. V českém prostředí je tento proces od roku 2018 pevně zakotven v souladu s nařízením EU 2016/679 (GDPR) a zákonem č.18/2018 Sb. o ochraně osobních údajů.

Proč je e‑mail tak důležitý?

Studie Ústavu postgraduálního vzdělávání v zdravotnictví (2023) ukázala, že klienti, kteří před sezením stručně popíší svůj stav písemně, zažívají o 32% menší úzkost. Elektronická komunikace také dává terapeutovi čas na předběžnou analýzu a připraví potřebné podklady (např. formuláře, souhlas).

Co by měl váš e‑mail obsahovat?

Většina terapeutů (73% podle ČLS JEP) preferuje e‑mail do 200slov s třemi klíčovými prvky:

1. Konkrétní popis problému - max. 3 věty (např. „Často mě sevřou úzkostné záchvaty před spaním.“).
2. Časová perspektiva - od kdy problém trvá (např. „Od prosince 2023“).
3. Požadavek na typ sezení - osobní nebo online (např. „Hledám pomoc s technikami pro noční paniku, preferuji online setkání.“).

Nezapomeňte také uvést, zda už jste byli v terapii nebo užíváte léky - 82% terapeutů tuto informaci chybí a prodlužuje první sezení o 12min.

Strukturovaná šablona, která funguje

Na webu Hedepy.cz najdete osvědčenou šablonu, kterou můžete upravit podle svého případu. Níže je zkrácený vzor, který vám pomůže ušetřit čas:

Předmět: Žádost o první sezení - [jméno a příjmení]

Dobrý den,

1. Problém: …
2. Trvání: …
3. Požadavek: …
4. Předchozí léčba: …
5. Krátký souhlas s GDPR (přikládám soubor).

Děkuji a těším se na odpověď.
S pozdravem,
[vaše jméno]

Uvedená struktura splňuje požadavky Terapio.cz (max. 500znaků v poli ‘VAŠE ZPRÁVA’) a současně poskytuje terapeutovi všechny potřebné podklady.

Technické požadavky a bezpečnost

Podle nejnovějších směrnic (Asociace psychoterapeutů ČR, 2024) musí e‑mail obsahovat:

• Platnou e‑mailovou adresu a telefonní číslo - 98% klinik vyžaduje obojí pro případné změny.
• GDPR‑prohlášení - zkrácený soubor nebo odkaz na zabezpečený server.
• Odkaz na předtermínový dotazník v DeepPSY (TLS1.3 šifrování).

Platforma Terapio.cz archivuje veškerou komunikaci po 36měsíců a garantuje odpověď do 24hodin (nová pravidla od 1592024). Pokud pošlete e‑mail mimo tento časový rámec, počítejte s prodlevou až 48hodin.

Co dělat, když neobdržíte odpověď?

Podle průzkumu Terapio.cz (červen2024) průměrná doba reakce je 22hodin, ale 29% klientů hlásí, že odpověď přišla po 48hodinách. V takovém případě:

1. Ověřte, že jste použili správnou adresu (zkontrolujte spam).
2. Pošlete zdvořilý připomínkový e‑mail s požadavkem na potvrzení přijetí.
3. Jestliže ani po druhém pokusu nedojde k odpovědi, zkuste kontaktovat telefonicky.

Tyto kroky minimalizují riziko zrušených termínů - podle Asociace psychoterapeutů ČR se zrušení zvýší o 41% u klientů, kteří nevyplní dotazník.

Porovnání dvou přístupů: Strukturovaný vs. Neformální e‑mail

Jak vidíte, strukturovaný přístup výrazně zvyšuje šanci na rychlou a bezpečnou komunikaci.

Jak použít AI asistenta v e‑mailu?

Nová funkce ‘Inteligentní asistent emailu’ na Terapio.cz (od 1102024) kontroluje, zda jste zmínili klíčová slova (úzkost, deprese, datum vzniku). Pokud něco chybí, navrhne doplnění. Testovaná v 12 pražských kancelářích zvýšila přesnost předběžné diagnostiky o 27%.

Tipy od zkušených klientů

• Pošlete e‑mail, když jste v momentu silné emocí - popis bude konkrétnější.
• Vyhněte se detailům o rodinném pozadí; to se probere během sezení.
• Uveďte vždy aktuální kontakt - 2‑denní zpoždění může zrušit termín.
• Využijte tlačítko ‚Návrh odpovědi‘ v aplikaci DeepPSY, aby byl dotazník vyplněn správně.

Kontrolní seznam před odesláním e‑mailu

1. Odesíláte e‑mail 2‑3 dny před termínem?
2. Je předmět jasný a obsahuje vaše jméno?
3. Obsahuje popis problému, časovou perspektivu a požadavek na typ sezení?
4. Uvedli jste informace o předchozí léčbě?
5. Přiložili jste soubor s GDPR souhlasem nebo odkaz?
6. Vyplnili jste dotazník v DeepPSY?
7. Ověřili jste správnost e‑mailové adresy a telefonního čísla?

Splněním všech bodů maximalizujete šanci na rychlou odpověď a hladký start terapie.

Často kladené otázky

Zapamatujte si, že dobrý první e‑mail je investice do klidného a efektivního začátku terapie. Když dodržíte stručnost, strukturu a právní náležitosti, získáte rychlejší odpověď a snížíte stres z neznámého.